灵活工时灵活运用

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2017-12-06 | 来源:本站原创

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   标准工时工作制是最常见的工时制类型,针对高级管理人员、销售人员、受季节条件限制的行业的员工等,企业可以为这些岗位申请灵活工时,也就是特殊工时制,包括不定时工作制及综合计算工时工作制。但是,如果想要灵活运用灵活工时,并没有想象中那么容易。笔者最近处理了一个相关案件,想在这里与大家分享。 

   一、案情简介

  王某于20144月入职某公司担任仓库经理职位,双方签订了为期三年的劳动合同。劳动合同中约定"员工实行每天工作八小时、每周工作四十小时的工作制度,公司根据部分岗位的不同情况和特点,经劳动保障行政部门批准,可实行综合计算工时制度和不定时工时制"。员工入职时被告知,除了法定节假日加班支付加班工资外,平日加班及双休日加班可以申请调休。实际操作中,20168月之前员工通过向上级发送邮件来申请加班及调休,20168月之后公司建立了加班申请网上系统,通过网上系统申请加班。2017年初,王某被举报行为不端,因此公司提前一个月通知王某期满终止劳动合同。在离职前一个月内,王某对20168月之后系统内的加班申请进行了公证,并打印出20168月之前的加班申请邮件200余封。之后王某提起劳动仲裁,索要三年的按照标准工时工作制计算的加班工资。庭审中,员工提交了公证书、200余封邮件、考勤记录、已离职上级的证人证言(出庭作证)。案件发生后,公司查询得知王某所在岗位实行的是综合计算工时工作制。该案经历了仲裁、一审,最终法院判决公司支付将近20万的加班工资。

  二、后续追踪

  这个案子结束后,该公司对于工时方面存在的问题进行了梳理,希望可以灵活运用特殊工时制,在尽可能排除法律风险的基础上降低用工成本,以下方面同样也值得其他公司借鉴。

  (一) 准确知晓特殊工时制类型

  上述案件中,由于王某的职位有"经理"的字样,公司一直认为其实行的是不定时工作制,只要支付法定节假日加班工资即可。不料案件发生后,经查询得知该岗位申请的是综合计算工时工作制,这导致公司在仲裁诉讼中陷入非常被动的局面。因此,公司必须要准确知晓员工岗位实行何种工时制度,这决定了是否需支付加班工资、如何计算加班工资等关键问题。

       (二) 及时获取特殊工时制批复

  上述案件中,由于公司人事变动频繁且未妥善保留工时制批复,导致公司在2016年有半年的时间未申请特殊工时。众所周知,如果某些岗位需要实行特殊工时制,应当事先经过劳动部门审批,如果批复到期了,还应继续申请,否则即使劳动合同中约定员工所在岗位实行特殊工时制,该约定也是无效的。因此,公司在档案保存、人事交接方面的管理也是不容忽视的。而且特殊工时制申请时,申请的是实行特殊工时制的岗位,所以建议公司不要随意改变岗位名称,最好与申请的岗位名称保持一致,以免产生误解。

   (三) 如实告知或约定特殊工时制类型

  根据相关规定,为了严格按照劳动部门出具的批复执行,企业应当将批复在企业内部公示,也就是说需明确告知员工其所在岗位实行的是何种工时制,否则存在按照标准工时工作制执行的风险。上述案件中,虽然员工声称不知晓实行综合计算工时工作制,但鉴于其承认知晓仅在法定节假日支付加班工资,其余时间加班可申请调休,因此除了2016年未申请特殊工时制的半年时间之外,法院并未采纳其实行标准工时工作制的说法。近期,该公司的特殊工时制批复到期了,准备继续申请。对于老员工,该公司打算领取了劳动部门的批复之后进行公告,并要求相关员工签署知晓的书面文件,对于新入职员工,公司打算直接在劳动合同中约定特殊工时制的类型。

   (四) 完善加班审批制度

  加班审批制度已经是老生常谈的话题了,其重要性不再赘述。现在的加班都通过邮件、系统等电子化、智能化的方式来进行申请、审批。那么如果员工未在系统中事先申请加班,但是员工在收到上级要求其在法定节假日来公司加班的邮件后实际加班,并有打卡记录,是否应认定加班呢?笔者认为,加班分两种情况,一是公司安排,二是员工申请。如果公司安排且员工实际加班,尽管员工未在系统中事先申请,那么员工凭安排邮件、打卡记录主张加班工资被认可的可能性很高。反过来,如果员工未在系统中事先申请加班并获得上级认可,而自行在法定节假日上班的,被认定为加班的可能性就较低。这是因为加班审批制度的核心在于加班是否获得公司批准,公司安排就意味着公司批准加班。另外,从证据固定的角度考虑,建议公司定期整理员工的加班情况、加班工资支付情况、调休情况,形成书面文件并要求员工签字确认,毕竟电子证据的举证难度会比书面证据高很多。

  综上,申请灵活工时是企业的权利,要想灵活运用达到既定目的,还是要从日常管理入手,建议企业自查上述四个方面是不是都已做到位,避免一些看似不会成为问题的问题变成难题。

 

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