企业“走出去”招聘阶段的常见问题(下)

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2019-06-12 | 来源:劳动法苑

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  中国企业在国际舞台展露实力积极改变全球业务环境的同时,对各类国际化高端人才的需求越来越多,业务国际化对企业招聘国际化人才的要求也随之增高。然而在招聘阶段,中国企业在国内通常忽视的问题极易在国外引发劳动法律风险,上篇笔者介绍了企业"走出去"招聘阶段的招聘渠道与模式的合规问题及招聘过程中的歧视问题,本篇笔者将进一步分析在招聘过程中信息获取和保护的问题,外籍员工的准入问题以及劳动合同的签订和试用期问题。

  1.招聘过程中信息获取和保护问题

  大数据时代,各国对个人数据保护的要求愈发严格,企业在招聘阶段获取求职者个人信息的流程也必须严格遵守数据保护的相关规定。企业首先必须要注意谁是可收集信息的主体,其次哪些信息属于可以收集的信息,第三在收集完毕相关信息后企业如何使用。

  以香港为例,在招聘阶段,企业若清楚在招聘广告上表明自己的雇主身份,则可在招聘广告中要求求职者递交个人材料,若雇主在广告中未直接告知自己的身份而仅显示公司的邮箱、电话等不足以表明身份的信息,则匿名的雇主不可直接向求职者索取个人资料,通常在香港地区的招聘广告中匿名的雇主提供电话号码供求职者查询,并可应求职者的要求,提供载有雇主身份资料的职位申请表。

  企业必须高度重视哪些信息属于可以收集的信息,该问题容易引发此前上篇提到的歧视问题,因此企业必须在获取信息阶段避免不合法的歧视目的,如要求员工告知性别、婚姻状况等信息作为不予以聘用的原因,原则上企业只可收集足以履行招聘目的所需材料,如工作经验、工作技能、学历、专业资格等。对于员工的个人身份证号码等,仅在特殊情况下可以收集,同时需要获得员工的同意且企业内部需有政策妥善保管员工的个人信息。对于求职者家属的信息,仅可限于为评估是否有利益冲突。企业可以根据工作的性质,要求员工接受心理测试、背景调查或品格审查等程序,并经求职者同意,向求职者目前或前雇主获得相关评价。企业可在提出有条件聘任入选的求职者时,通过入职前体格检验收集求职者在健康状况方面的个人资料,但限于最低限度的健康状况资料。

  在收集上述信息时,企业需要制定流程,首先在收集时或收集前及时告知员工其资料的使用目的,可能接收的对象,是否属于必要或自愿选择提供的信息。同时,使用资料前,企业应当告知求职者有权查阅其个人信息、以及负责处理其资料人员的姓名及地址。香港地区通常建议采用书面的通知说明,如将收集个人资料声明附在职位申请表内,作为表格的一部分。最为重要的是,企业必须采取所有合理的步骤,确保用安全的方式收集、处理及储存求职者的个人资料,不论有关资料是电子形式还是纸质形式储存的。另外通常资料的保留也有期限的限制,以香港为例求职者在招聘方面的资料自拒绝聘用之日起保留不得超过2年。

  企业在收集员工个人信息时,需要遵守《个人资料(私隐)条例》,其中个人资料私隐保护六原则贯穿在信息资料收集保管流程始终。收集资料需注意合法和公平,限于实际需要而不超乎适度。资料准确及保留规定了需采取切实可行的步骤保管,且保管时间不能超过实际所需。使用资料需要得到当事人的自愿和明确的同意,只限于收集时所标明的目的。资料保安原则需要企业采取措施保障个人资料不会未经授权或意外被查阅、泄露、删除、丧失或被使用。公开政策原则要求企业公布处理个人信息资料的操作方式,公开持有保管并使用的目的。最后,查阅及改正原则赋予了当事人查阅本人资料且及时要求更正的权利。

  因此,中国企业在"走出去"的过程中,需要在招聘时高度重视求职者个人信息的收集、保管和使用,避免不当使用违反东道国和地区的隐私法律法规。

  2.外籍员工准入问题

  签证是不少中国企业无法避免的雷区,许多中国企业为加快业务进展,要求员工持有旅游签证或商务签证在东道国长时间工作,不仅会导致企业在东道国被罚款,且员工面临被驱逐出境,企业外籍员工配额及比例相应减少的风险。有效避免签证风险最主要的方法是企业对东道国签证政策的深入了解,灵活应用以及提前准备,其中企业本身对签证政策的深入了解是核心。

  首先,企业必须要了解东道国的整体签证制度,中国企业可能会涉及到哪些签证类型。以马来西亚为例,马来西亚未向中国开放外劳市场,所以在建筑业、种植业、农业、服务业、制造业方面并未向中国技术工人开放劳工签证。对于中国企业承建的部分大型项目,马来西亚允许承包商以个案审批的方式从中国引进紧缺的技术工人和工程师,但须与雇主事先签订好用工合同,约定工资及工作时间。其他类型的员工前往马来西亚工作,则需要办理工作签证、技术签证。企业需要了解工作签证的分类,期限,最低工资限额以及到期是否可以延期。其次,企业必须了解东道国签证的办理流程,以马来西亚为例,在公司完成基本注册后获得相关政府部门及移民局外籍专业雇员服务处签发的外籍专业雇员职位批准,才能向移民局提交签证办理相关申请材料。企业必须了解完成相应流程的时间,并结合在东道国的业务进度,提前规划并开展。通常而言,在真正外派员工到当地开始工作,企业需要提前半年至一年时间规划并办理签证事宜。

  企业需要随时关注签证制度的更新,各投资热门国目前的整体趋势是鼓励外资企业的投资,并对中高端人才予以开放政策,同时对非法用工加大管理和处罚力度。香港的科技人才入境计划,允许科技类公司申请配额的方式输入海外及内地的科技人才,每个公司最多可获得100个配额。日本出台《出入境管理法》修正案,旨在扩大外国劳动者,计划在2019年开始五年内最多接纳34万名外籍员工,同时收紧外籍员工的公共保险管理政策,日本法务省将于厚生劳动省共享信息对于不交社会保险的外国人,将取消居留资格或不予更新在留签证。而在韩国,对非法聘用外国人的行为将加大打击和处罚力度,从2018年10月至2019年3月韩国实施了非法滞留外国人的主动离境制度。签证是中国企业在东道国必须要高度重视的问题,深入了解并提前筹划是避免风险的重要基础。

  3.劳动合同的签订和试用期问题

  在员工入职时,如何员工签订劳动合同和试用期也是困扰中国企业的常见问题。相比中国大陆地区必须签订书面劳动合同,不少域外国家并不强制要求签订书面劳动合同。日本为例,不强制要求书面劳动合同,但是工资、工作时间和其他劳动条件需要明示。在韩国,劳动合同可以书面或口头形式订立,默认协议成立,但是兼职员工必须签订书面劳动合同,并对工资、劳动时间等条件需要书面确认并保留3年。在印度,各邦对劳动合同等会有具体的规定,卡纳塔克邦规定书面合同非强制的,但是需要在正式雇佣任何员工前发送书面任命通知。在新加坡,劳动合同可口头约定,但是自2016年起,雇主必须为受聘超过14天的雇员提供一份书面的主要雇佣条件,对于工资、休息休假和离职的情形进行约定。

  除合同签订的问题外,试用期在域外多国也并没有强制性的规定,通常属于企业自主权,以日本、韩国、印度和新加坡为例,在试用期方面均无法律规定,实践中通常为1-6个月,然而不少企业投机取巧制定超长时间的试用期,或不断以各类借口延长试用期。此类操作实际实际属于滥用雇主的权利,企业在约定试用期时必须从岗位需要试用期的合理性出发,与员工在入职前协商一致,对于试用期的长度、试用期通过的方式以及试用期延长的情况、试用期的工作、试用期内劳动关系解除的通知期和原因进行全面的约定。

  无论是招聘过程中的面试、信息搜集还是劳动合同签订、试用期约定,中国企业通常面临劳动风险的根本原因在于未充分了解东道国劳动法律法规,未因地制宜,以及未以合理性作为原则。企业必须在招聘员工的前期,深入研究并学习各国的劳动法律法规,提前做好各项工作的规划和筹备,避免员工入职时出现各类违规操作。招聘入职阶段的合规性对于企业和员工来说都是非常重要的环节,在目前招聘国际化人才白热化的阶段,企业合规化的招聘流程不仅是企业自身合规发展的需要,也是吸引优秀人才的重要方法。


王天怡

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